Um indicador só é útil quando ajuda a compreender uma situação e a decidir o que fazer. Ter muitos números num painel não garante controlo. Pode até criar uma falsa sensação de rigor se os dados forem inconsistentes ou se ninguém souber que ação tomar.
Antes de acrescentar um KPI, faça duas perguntas: que decisão queremos melhorar e que informação é necessária para essa decisão? O painel deve servir a operação, não obrigar a operação a produzir relatórios sem finalidade.
Erro 1: medir sem definir o indicador
Dois departamentos podem apresentar o mesmo nome de indicador e calcular coisas diferentes. Um mede unidades produzidas; outro conta apenas unidades aprovadas. Um inclui todas as horas do turno; outro desconta preparação e paragens. Comparar estes valores como se fossem equivalentes leva a decisões frágeis.
Para cada KPI, documente a finalidade, a fórmula, a unidade, o âmbito, a fonte dos dados, a frequência e o responsável. Identifique também as exclusões. Uma definição curta e partilhada vale mais do que um gráfico sofisticado com regras desconhecidas.
Erro 2: olhar apenas para a média
Uma média pode esconder diferenças entre produtos, turnos ou tipos de trabalho. Numa situação hipotética, dois grupos entregam pedidos em dois e dez dias, respetivamente. Uma média simples de seis dias não descreve bem nenhum deles; se os volumes forem diferentes, nem essa média simples representa o conjunto.
Sempre que fizer sentido, observe a distribuição, os extremos e a evolução ao longo do tempo. Segmente por fatores relevantes, sem transformar uma comparação de condições de trabalho numa classificação injusta de pessoas.
Erro 3: otimizar uma área e prejudicar o conjunto
Uma máquina pode melhorar a utilização produzindo lotes maiores, enquanto o prazo de entrega piora e o stock aumenta. Uma equipa pode fechar mais pedidos porque os passa para outra área antes de estarem realmente resolvidos.
Combine indicadores locais com resultados do fluxo completo. Produção, prazo, qualidade e trabalho em curso devem ser lidos em conjunto. A segurança não deve ser tratada como uma variável sacrificável para melhorar produtividade.
Erro 4: comparar sem conhecer o contexto
Uma diferença de produtividade pode resultar do mix de produtos, de uma mudança no método ou de dados incompletos. Uma meta antiga pode deixar de fazer sentido quando o processo ou a procura mudam.
Registe o contexto que afeta a comparação. Quando houver uma alteração de fórmula ou fonte, assinale-a. Não apresente uma quebra na série como se fosse necessariamente uma melhoria ou deterioração da operação.
Erro 5: criar metas sem uma rotina de decisão
Um número a vermelho não explica a causa nem resolve o problema. O indicador precisa de uma rotina: quem verifica, quando revê, o que desencadeia uma análise e quem acompanha a ação escolhida.
Não transforme cada desvio numa explicação improvisada. Procure evidências, formule uma hipótese e teste uma ação proporcionada. Depois confirme se o resultado melhorou e se a ação deve fazer parte do método de trabalho.
Uma ficha simples para cada KPI
- Decisão apoiada: para que usamos este número?
- Definição: como se calcula e o que fica de fora?
- Fonte e qualidade: de onde vem e como se valida?
- Responsável e frequência: quem acompanha e quando?
- Ação: o que fazemos perante um desvio relevante?
Por onde começar
Escolha três indicadores que já existem e tente preencher esta ficha com a equipa. Se não houver acordo sobre o cálculo ou a decisão que apoiam, esse é o primeiro problema a resolver. Antes de medir mais, vale a pena tornar fiável o que já medimos.